Calendar Task

使用過大量的 todo app 後發現日曆對於我來說才是最重要的,對我自己來說工作上有公司的任務管理系統,所以剩下的只有時間管理,日曆本身就是最好的時間管理工具,但總不能把我幾點要做什麼都能通過畫上一段時間來處理,畢竟在公司除了會議以外,很少有明確時間(當然會以大多也無法準時),一項任務也無法保證能在確定的時間完成,這點也是為什麼 Todo app 與日曆僅能部分整合在一起,因此也讓我開始找尋更好的工具輔助;找工具前首先要明確需求,經過當前的狀況列出了幾點:

1. 最簡單的 Todo list (打勾就算完成)
2. 能與日曆整合
3. 有 Tag 或類似功能
4. 有搜索

從以上需求來看 Fantastical 已經能夠很好的滿足,並且我也使用了多年,但有個最痛苦的是用深了以後開始很亂,並且 Fantastical 沒有 Web、Android 版,這點讓一位 Web 愛用者很不舒服,後來開始找到了子彈筆記 Bullet Journal,有紙本、筆就可以完成,同時也有很多變種,Google 一下就可以搜到很多,在此就不介紹。

從子彈筆記開始讓我思考,如果這概念能夠與日曆結合確實能夠達成我要的需求,上述的幾點中除了 1 以外基本都可以完美支持,Tag 可以做為關鍵字搜索滿足,因此我定下了幾個簡單規則來讓日曆上也可以使用子彈筆記:

1. 一個 todo 一個全天事件
2. 開頭為未完成任務
3. >< 開頭為已完成任務
4. 使用 ! 表示優先級,P1  !!!   P2   !!  P3 

範例:
* > !! 201902月報  - 未完成 P2 任務
* >< !!! 201901月報 - 已完成 P1 任務

這樣做之後有幾個好處
1. 日曆就像是看板(Kanban) 一眼看過去就知道當週有哪些任務以及會議
2. 定期重複事件天然解決,如果有細節可以直接記錄在日曆事件上
3. 100% 跨平台,Web 版也有很棒的 Google calendar 可用
4. 周邊工具非常多,IFTTT, Google App Script, iOS 有 shortcuts 可以協助你做好各種自動化以及生成報表
5. 能夠解決公司數據安全問題,一般公司都有自己的日曆的服務

但這樣只能解決小、單一的任務,如果有長期的任務還是不好管理,這時候就會有兩種方式,如果是公司的事就直接使用公司的項目管理工具,個人我是使用 Bear 配合 Markdown 可以快速的整理出完整的計畫,當然這就可以看個人習慣。

如果有人對於 IFTTT, Google App Script, shortcuts 的應用細節有興趣歡迎直接聯繫我 :)